Consells per a organitzar un esdeveniment

A l’hora d’organitzar un esdeveniment com a organitzador hem de tenir en compte moltes variables, des de variables evidents com el lloc i la data a coses més especifiques com l’objectiu de l’esdeveniment. En aquest article et portem uns consells perquè el teu esdeveniment tingui èxit. 

· Objectiu

L’organitzador ha de tenir clar quin és el seu objectiu a l’hora de realitzar l’esdeveniment. Que vols aconseguir amb l’esdeveniment? Depenent de quin sigui el teu objectiu hauràs d’enfocar el teu esdeveniment d’una manera o una altra. Vols organitzar-lo per a promocionar la teva marca? Per fidelitzar als teus clients? Per atreure nous clients? Per a obtenir fons? Per a promocionar un nou producte?

Quan tinguis clar quin és el teu objectiu hauràs de fixar un públic objectiu. Si per exemple el teu objectiu és promocionar un nou producte femení, el teu públic objectiu seran dones. És necessari limitar el teu públic objectiu el màxim possible, per fer una bona segmentació et pots basar en les següents variables:

     – Variables sociodemogràfiques: edat, sexe i nivell d’ingressos.

     – Variables socials: quins són els seus interessos? Que els hi agrada?

Més variables per a conèixer el teu públic objectiu aquí

· Planificació

La planificació és una part molt important a l’hora d’organitzar un esdeveniment, ja que si hi ha una bona planificació, l’esdeveniment es desenvoluparà millor. Per a això, és bona idea preparar un pressupost per a tenir en compte totes les despeses de l’esdeveniment i els recursos necessaris. 

Per a realitzar el teu pressupost has de tenir en compte variables com: 

-Despeses: hem de tenir en compte totes les despeses de l’esdeveniment com el lloguer del lloc, les despeses de promoció, el personal que trebllarà per a l’esdeveniment, entre d’altres.

 -Ingressos: hem de fer una estimació dels ingressos que guanyarem per a tenir-ho en compte als pressupostos, ha de ser una xifra realista. 

-Patrocinadors: si decidim tenir patrocinadors, és una despesa més a tenir en compte tot i que ens ajudaran a tenir més visibilitat davant dels nostres clients potencials.

-Despeses extres: és recomanable tenir un marge de diners per si hi ha alguna cosa que no surt com l’havíem preparat, poder-la solucionar a temps. 

· Data

La data encara que sembli un punt fàcil d’escollir, hem de tenir en compte diferent aspectes: 

Competència: si organitzes un esdeveniment el mateix dia que la teva competència t’arrisques a què molts dels teus clients no assisteixin. Per això és tan important tenir en compte aquest factor a l’hora d’escollir una data. És important eliminar dates amb molta comptència.

Dies especials: aquest factor és important tenir en compte, perquè si per exemple, decideixes organitzar una formació a l’agost és més difícil aconseguir molta assistència, ja que molta gent s’allunya de les obligacions i està de vacances. 

Festius: els festius poden jugar a favor nostre si sabem com aprofitar-los. Si vols organitzar un esdeveniment infantil, un festiu pot ser molt bon dia, ja que els nens no tenen col·legi. 

És important conèixer bé quins són els dies potencials de la setmana per al teu esdeveniment, per exemple els millors dies per a realitzar convencions o congressos són els dies entre setmana (dimecres, dijous i divendres).

Portar una bona planificació i tenir en compte els aspectes anteriors ens permetrà escollir aquesta data amb antelació.

· Lloc

El lloc és una variable que hem de tenir preferiblement amb antelació i tenir clar la capacitat que té el lloc per als nostres clients, si és un lloc a l’aire lliure tenir un pla B per si plou, etc. 

Altres punts a tenir en compte relacionats amb el lloc:

– Logística: factors com el disseny del material gràfic i publicitari que s’utilitzarà el dia de l’esdeveniment, el muntatge, si l’esdeveniment tindrà aparcament, si hi haurà accés per a persones discapacitades, etc.

-Decoració: has de tenir clar quin estil vols seguir per a teu esdeveniment, dependrà de si és més o menys formal i del públic al qual et vols dirigir. 

· Difusió

És important que el nostre esdeveniment arribi a les màximes persones possibles per això és necessari donar difusió per tots els canals possibles i per les xarxes socials. 

Caigo és el que necessites per a donar difusió al teu esdeveniment. 

· Què és Caigo?

Caigo és una app que geolocalitza els esdeveniments que es fan al Camp de Tarragona. 

Pots trobar totes les activitats que es fan prop teu com concerts, visites, exposicions… 

Si ets organitzador, a Caigo podràs pujar els esdeveniments que vulguis ja siguin d’esport, gastronomia, música, turisme, cultura o activitats infantils.

Com a organitzador t’ajuda a tenir més visibilitat per als teus clients. Consulta més informació sobre com Caigo dóna més visibilitat al teu esdeveniment aquí